Lyron

Automatisierung für wiederkehrende Abläufe

Prozess­automatisierung für KMU und Mittelstand – Beratung, Umsetzung, Betrieb.

Wenn Informationen heute noch per Copy-Paste, E-Mail-Weiterleitung oder Tabellen zwischen Teams und Systemen wandern, ist Prozessautomatisierung oft der schnellste Hebel für Entlastung. Als Agentur für Prozessautomatisierung automatisiert Lyron wiederkehrende Abläufe in CRM, ERP, E-Mail, Support und Microsoft 365 für KMU und mittelständische Unternehmen so, dass sie nachvollziehbar, stabil und wartbar bleiben.

Potenzial prüfen Typische Prozesse ansehen
  • CRM · ERP · E-Mail · Microsoft 365
  • n8n · Make · Power Automate · Zapier
  • Nachvollziehbar, stabil, wartbar
Zwei Personen skizzieren einen Prozessablauf auf Papier neben aufgeklappten Laptops
Grundlage

Was Prozessautomatisierung in der Praxis bedeutet

Prozessautomatisierung bedeutet nicht einfach nur, ein einzelnes Tool zu verbinden. Gemeint ist ein vollständiger Geschäftsprozess mit klaren Regeln, Zuständigkeiten und Übergaben: Informationen werden erfasst, geprüft, weitergeleitet, dokumentiert und bei Bedarf eskaliert, ohne dass Ihr Team jeden Schritt manuell auslösen muss.

Dafür setzen wir je nach Anforderungen n8n, Make, Power Automate oder Zapier ein. Wenn Sie zuerst einen breiteren Überblick möchten, finden Sie diesen auf unserer Seite zur Automatisierung für Unternehmen.

  1. Systeme verbinden

    CRM, ERP, E-Mail, Formulare, Teams und SharePoint ohne Medienbrüche zusammenspielen lassen.

  2. Fehlerquote senken

    Weniger manuelle Dateneingabe, klar definierte Regeln und transparente Prozessschritte.

  3. Teams entlasten

    Mitarbeiter kümmern sich um Ausnahmen und Entscheidungen statt um wiederkehrende Routinearbeit.

  4. Weniger Handarbeit

    Daten werden automatisch übernommen, angereichert und in die richtigen Systeme geschrieben, statt mehrfach manuell erfasst zu werden.

  5. Mehr Transparenz

    Jeder Vorgang hat einen definierten Status, nachvollziehbare Logs und klare Benachrichtigungen bei Ausnahmen oder Verzögerungen.

  6. Saubere Skalierung

    Prozesse funktionieren auch dann stabil, wenn Volumen, Teamgröße oder Zahl der beteiligten Systeme zunehmen.

Anwendungsbereiche

Typische Prozesse für Prozessautomatisierung

Besonders lohnend sind Prozesse, die häufig auftreten, klare Regeln haben und mehrere Personen oder Systeme einbeziehen.

  1. Lead-Erfassung und CRM

    Website-Leads, LinkedIn-Anfragen oder Formulare automatisch erfassen, qualifizieren und an den Vertrieb übergeben.

    Lead-Erfassung

  2. Angebote und Rechnungen

    Dokumente aus Daten erzeugen, Freigaben einholen, versenden und den Status automatisch zurückmelden.

    Rechnungen automatisieren

  3. Freigaben in Microsoft 365

    SharePoint-, Outlook- und Teams-Prozesse mit klaren Genehmigungswegen und automatischer Ablage verbinden.

    SharePoint-Workflows

  4. E-Mail und Anfragen

    Eingehende Nachrichten kategorisieren, zustellen, bestätigen und Folgeaufgaben im passenden System anlegen.

    E-Mail-Automatisierung

  5. Onboarding und Übergaben

    Neue Mitarbeiter oder Kunden strukturiert durch Checklisten, Benachrichtigungen und Systemzugriffe führen.

    Onboarding-Workflows

  6. Reporting und Monitoring

    Daten aus mehreren Quellen sammeln, verdichten und regelmäßig als Statusbericht oder Eskalation versenden.

    Statusberichte
Praxischeck

Wann sich Prozessautomatisierung im Mittelstand besonders lohnt

Nicht jeder Ablauf braucht sofort KI. In vielen Fällen liefert bereits saubere, regelbasierte Prozessautomatisierung den größten Hebel. KI ergänzen wir dort, wo unstrukturierte E-Mails, Dokumente oder Freitext sauber bewertet werden müssen.

  • Der Prozess tritt mehrmals pro Woche oder täglich auf und bindet sichtbar Zeit im Team.
  • Es gibt klare Regeln, Freigabeschritte oder feste Zuständigkeiten statt kreativer Einzelfallarbeit.
  • Daten werden heute zwischen mehreren Tools kopiert oder in mehreren Systemen parallel gepflegt.
  • Verzögerungen, fehlende Transparenz oder Eingabefehler verursachen Rückfragen, Leerlauf oder Umsatzverlust.
Praxisfälle

Ergebnisse aus Projekten

Anonymisierte Praxisfälle aus unseren Projekten – jeweils mit Ausgangslage, Lösung und Ergebnis im Detail.

Die passende Technik

Prozess­automatisierung, RPA oder KI-Agent?

Drei Ansätze, die oft verwechselt werden – und sich in der Praxis gut ergänzen.

In vielen Projekten ist die beste Lösung eine Kombination: stabile Workflows für klare Regeln, KI nur für die Schritte, die Kontext benötigen.

  • Klassischer Workflow

    Verbindet Ihre Systeme über Schnittstellen und folgt festen Regeln: Daten übertragen, Dokumente ablegen, Freigaben einholen, Status melden. Die richtige Wahl, wenn Eingaben strukturiert sind und die Regeln feststehen – umgesetzt mit n8n, Make, Power Automate oder Zapier.

  • RPA-Klickroboter

    Robotic Process Automation bedient Benutzeroberflächen so, wie es ein Mensch tun würde – Klick für Klick. Das kann eine Brücke für Altsysteme ohne Schnittstelle sein, reagiert aber empfindlich auf jede Änderung der Oberfläche. Wo eine API verfügbar ist, ist die direkte Integration in der Regel robuster.

  • KI-Agent

    Ein KI-Agent versteht unstrukturierte Eingaben wie E-Mails, PDFs oder freie Anfragen, wählt passende Werkzeuge und bereitet Entscheidungen vor – innerhalb klarer Grenzen und mit menschlicher Freigabe bei sensiblen Schritten. Wann ein KI-Agent besser passt, zeigen wir auf unserer Seite zu KI-Agenten für Unternehmen.

Vorgehen

So setzen wir Prozessautomatisierung um

Vier Schritte vom Ist-Zustand bis zur Übergabe. Der Pilot-Steckbrief daneben zeigt an einem Ablauf aus unserer Sanitär-Fallstudie, was in jedem Schritt entsteht.

  1. Schritt 01 · Ist-Zustand

    Ist-Zustand und Reibungspunkte aufnehmen

    Wir analysieren, welche Systeme beteiligt sind, wo Informationen verloren gehen und welche Schritte heute unnötig manuell laufen.

  2. Schritt 02 · Pilot

    Pilotprozess mit messbarem Nutzen auswählen

    Wir starten dort, wo Zeitersparnis, Fehlerreduktion oder schnellere Reaktionszeiten unmittelbar sichtbar werden.

  3. Schritt 03 · Umsetzung

    Workflow umsetzen und absichern

    Wir bauen den Ablauf, testen mit echten Daten, definieren Fehlerpfade und sorgen für Logging, Benachrichtigungen und klare Verantwortlichkeiten.

  4. Schritt 04 · Übergabe

    Dokumentieren, übergeben und weiterentwickeln

    Ihr Team versteht, wie der Prozess funktioniert, und wir können die Automatisierung anschließend kontrolliert ausbauen statt Wildwuchs zu erzeugen.

Pilot-Steckbrief Beispieldaten
LyronPilot-Steckbrief
  1. Ist
  2. Pilot
  3. Umsetzung
  4. Übergabe

Angebot nach dem Aufmaß

Betrieb
Sanitär & Heizung, 8 Mitarbeitende
Ist-Zustand
Angebot in Word getippt, Preise aus alter Excel-Tabelle
Bis zum Kunden
im Schnitt 2–3 Tage
Pilot
Angebote erstellen & versenden · ~4,5 Std. pro Woche
Vorher
45–60 Min. pro Angebot

Workflow nach dem Aufmaß

  • Positionen mit der zentralen Preisliste abgleichen
  • Angebot als PDF mit Logo und Zahlungsbedingungen
  • PDF per E-Mail an den Kunden
  • Kopie im Kundenprojekt ablegen
  • Benachrichtigung „Angebot versendet“getestet
Nachher pro Angebotunter 5 Min. Eingabe, Rest automatisch
Übergabe & AusbauDokumentiert fürs Büro – danach folgt der Rechnungsversand nach Auftragsabschluss

Werte aus unserer Fallstudie Sanitärbetrieb NRW

Kosten

Was kostet Prozessautomatisierung?

Einzelne Workflows setzen wir ab 490 € um, typische Projekte liegen je nach Umfang zwischen 890 € und 5.900 €, laufende Betreuung mit Monitoring gibt es ab 290 € pro Monat.

Den Ausschlag geben vor allem die Zahl der Automationen, die angebundenen Systeme und wie viel Logik oder KI ein Ablauf braucht. Projektpakete sind Festpreise zzgl. MwSt. – den genauen Umfang klären wir im kostenlosen Erstgespräch.

Preise & Ablauf ansehen

ab 490 € pro Workflow, einmalig

Fragen & Antworten

Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung betrachtet den gesamten Ablauf von Anfang bis Ende. Es geht also nicht nur um einen einzelnen Trigger, sondern um Regeln, Übergaben, Systemintegration, Status und Fehlerbehandlung innerhalb eines echten Geschäftsprozesses.
Starten Sie mit wiederkehrenden Prozessen, die klaren Regeln folgen und heute viel Abstimmung oder Copy-Paste erzeugen: Lead-Erfassung, Angebote, Rechnungen, Freigaben, E-Mail-Routing, Onboarding oder regelmäßiges Reporting.
Nein. Der Großteil guter Prozessautomatisierung ist regelbasiert. KI wird erst dann interessant, wenn unstrukturierte Inhalte wie E-Mails, Dokumente oder freie Texte verstanden und bewertet werden sollen.
Ja. Gerade in Microsoft-Umgebungen lassen sich Freigaben, SharePoint-Ablagen, Outlook-Postfächer, Teams-Benachrichtigungen und Planner-Aufgaben sehr gut automatisieren. Dafür ist oft Power Automate naheliegend.
Am besten mit einem Pilotprozess, der schnell Nutzen zeigt und überschaubar bleibt. So sehen Sie konkrete Ergebnisse, schaffen Akzeptanz im Team und bauen danach weitere Prozesse auf einer sauberen Grundlage aus.
Einzelne Workflows setzen wir ab 490 € um, typische Projekte liegen je nach Umfang zwischen 890 € und 5.900 €, laufende Betreuung mit Monitoring gibt es ab 290 € pro Monat. Einstiegspreise und Ablauf finden Sie auf unserer Preisseite.

Kostenloses Erstgespräch · 30 Minuten

Sie möchten Prozess­automatisierung konkret angehen?

In einem unverbindlichen Gespräch identifizieren wir die Prozesse, bei denen sich Automatisierung in Ihrem Unternehmen am schnellsten auszahlt.

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