Lyron

Prozessautomatisierung für KMU

Workflow-Automatisierung für KMU mit n8n, Make & Power Automate.

Als Automatisierungsagentur für KMU und Mittelstand standardisieren wir wiederkehrende Arbeitsschritte und führen sie zuverlässig aus – statt Copy-&-Paste zwischen Tools, Medienbrüchen und der ewigen Frage „Wo ist die Datei?". Workflow-Automatisierung setzen wir mit n8n, Make, Power Automate und Zapier um – DSGVO-konform, dokumentiert und ohne Vendor-Lock-in.

Kostenloses Erstgespräch Tools vergleichen

Sie suchen gezielt nach Prozessautomatisierung? Dafür haben wir eine eigene Übersicht mit typischen Abläufen und Einstiegsfragen.

  1. Ab 1 Woche bis zur ersten Live-Automation
  2. n8n · Make · Power Automate · Zapier
  3. EU & DSGVO, self-hostbar
  4. Dokumentiert, ohne Vendor-Lock-in
Laptop mit Analytics-Dashboard auf einem Schreibtisch – Sinnbild für automatisierte Reports und Workflows
Vorteile

Warum sich Workflow-Automatisierung für KMU lohnt

  1. Zeit sparen & Durchlaufzeiten verkürzen

    Manuelle Dateneingaben, Weiterleitungen und Statusabfragen kosten täglich wertvolle Arbeitszeit. Automatisierte Prozesse laufen in Sekunden statt Stunden – ohne Wartezeiten zwischen Abteilungen.

    • Kontaktformular automatisch ins CRM übertragen
    • Bestätigungsmail und Aufgabe im Projekttool gleichzeitig erstellen
    • Statusupdates ohne manuelle Nachfrage verteilen

  2. Fehler reduzieren & Qualität erhöhen

    Jeder manuelle Schritt ist eine Fehlerquelle: Tippfehler, vergessene Felder, falsche Zuordnungen. Automatisierung erzwingt Konsistenz durch feste Regeln und Validierungen.

    • Einheitliche Benennung und Ordnerstruktur für Dokumente
    • Pflichtfelder und Formatvalidierung vor Weiterverarbeitung
    • Automatische Dublettenprüfung bei Dateneingabe

  3. Transparenz & Nachvollziehbarkeit

    „Ist die Rechnung raus?" – „Hat jemand dem Kunden geantwortet?" Mit automatisierten Workflows wissen alle Beteiligten jederzeit, wo ein Vorgang steht und was als Nächstes passiert.

    • Automatische Statusupdates an alle Beteiligten
    • Lückenlose Logs für Audit und Fehleranalyse
    • Eskalationen bei Verzögerungen oder Fehlern

  4. Skalierung ohne Chaos

    Was bei 10 Vorgängen pro Woche noch funktioniert, bricht bei 100 zusammen. Automatisierte Prozesse skalieren mit dem Geschäft – derselbe Ablauf funktioniert für 10 oder 1.000 Vorgänge.

    • Prozesse wachsen mit, ohne zusätzlichen Personalaufwand
    • Gleichbleibende Qualität bei steigendem Volumen
    • Kapazitäten für strategische Aufgaben freisetzen
Anwendungsbereiche

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

Von einfachen Benachrichtigungen bis zu Workflows über mehrere Systeme hinweg: Fast jeder wiederkehrende Prozess lässt sich automatisieren. Eine Auswahl mit konkreten Beispielen – jeder Punkt führt zur passenden Lösung.

  1. Lead Management

    Leads aus verschiedenen Quellen automatisch erfassen, anreichern und an den Vertrieb übergeben.Beispiel: Aus dem Webformular wird in Sekunden ein qualifizierter CRM-Eintrag inkl. Benachrichtigung ans richtige Team.Lead-Erfassung

  2. Angebote & Rechnungen

    Dokumente aus Vorlagen generieren, versenden und den Status nachverfolgen.Beispiel: PDF-Angebot aus CRM-Daten, automatischer Rechnungsversand nach Auftrag, Zahlungserinnerung inklusive.Rechnungen automatisieren

  3. Support & Tickets

    Anfragen automatisch kategorisieren, zuweisen und Eskalationen bei SLA-Verletzung auslösen.Beispiel: E-Mail wird zum Ticket im Helpdesk, priorisiert nach Schlüsselwörtern und dem richtigen Team zugewiesen.Support-Tickets (Teams)

  4. Dokumentenflüsse & Freigaben

    Dokumente automatisch ablegen, Freigaben einholen und Versionen verwalten.Beispiel: SharePoint-Freigabe-Workflow mit einheitlicher Benennung, Ablage und Benachrichtigung an Freigeber.SharePoint-Workflows

  5. Reporting & Monitoring

    Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen und regelmäßig als Report versenden.Beispiel: Wöchentlicher KPI-Report per E-Mail, automatisch aus CRM, Sheets und Projekttool zusammengeführt.Statusberichte

  6. Marketing & Newsletter

    Content verteilen, Kampagnen auslösen und Leads durch Funnel-Stufen bewegen.Beispiel: Social-Media-Posts automatisch einplanen, Newsletter-Trigger nach konkreten Kundenaktionen.Social Media Automatisierung

  7. Onboarding & Offboarding

    Neue Mitarbeitende oder Kunden systematisch einarbeiten – mit Checklisten und automatischen Schritten.Beispiel: Account-Erstellung in allen Systemen, Willkommens-Sequenz, beim Austritt sauberer Entzug aller Zugänge.Onboarding-Workflows

  8. Daten-Synchronisation

    Daten zwischen CRM, ERP, Sheets und anderen Tools synchron halten – ohne manuelle Exporte.Beispiel: CRM-Kontakte mit dem Newsletter-Tool abgleichen, Produktdaten zwischen Systemen synchronisieren.API-Integration

  9. Termine & Erinnerungen

    Automatische Terminerinnerungen, Follow-ups und Wiedervorlagen ohne manuelles Nachhalten.Beispiel: Erinnerung 24 h vor dem Termin, automatische Follow-up-Mail nach dem Erstgespräch.Terminbuchung

Auch kleine Alltagsabläufe lohnen sich: verpasste Anrufe automatisch zurückrufen, Google-Bewertungen automatisiert anfragen, Bestandswarnungen automatisieren oder eine wöchentliche Team-Zusammenfassung verschicken. Alle Bausteine finden Sie im Produktkatalog.

Workflow oder KI-Agent?

Wann ein KI-Agent besser passt als klassische Automatisierung

Feste Regeln sind ideal für vorhersehbare Abläufe. Sobald E-Mails, Dokumente, Recherche oder wechselnder Kontext verstanden werden müssen, kann ein kontrollierter KI-Agent den Workflow sinnvoll erweitern.

KI-Agenten für Unternehmen entdecken

  • Klassischer Workflow

    Wenn Eingaben, Regeln und Ergebnis eindeutig sind – etwa bei Datenübertragung, Benachrichtigungen oder Freigabeketten.

  • KI-Agent

    Wenn freie Sprache, unstrukturierte Dokumente oder mehrere Informationsquellen verstanden und bewertet werden müssen.

  • Hybride Lösung

    Der Agent bereitet vor, der Workflow prüft und führt aus – mit menschlicher Freigabe bei sensiblen Schritten.

Plattformen

n8n, Make, Power Automate oder Zapier?

Jede Plattform hat ihre Stärken. Die Wahl hängt von Ihren Anforderungen, bestehenden Systemen und internen Ressourcen ab. Der schnelle Überblick:

n8n, Make, Power Automate und Zapier im Vergleich
Merkmal Empfohlen
Self-Hosting / Daten im eigenen Haus✓ ja– nein– nein– nein
EU-Server / DSGVO-konform✓ ja self-hosted✓ ja EU-Server✓ ja MS Cloud– nein US-Cloud
Komplexe Logik & eigene APIsSehr starkStarkBegrenztEinfach
Schneller Start ohne IT-TeamMittelGutGutSehr schnell
Microsoft-365-Integration✓ ja✓ jaNativ✓ ja
KostenmodellHostingpro Operationoft in M365pro Volumen
GrenzenHöherer Einrichtungsaufwand, technisches Know-how für den Betrieb nötigKein Self-Hosting, Kosten steigen mit Datenmenge, Lernkurve bei komplexen FlowsKomplexe Logik umständlich, Connectoren außerhalb M365 teils limitiertKomplexe Logik aufwändig, Kosten steigen mit Volumen schnell
Typische Use CasesDatenanreicherung, Multi-System-Workflows, KI-IntegrationDaten-Sync, Dokumenten-Generierung, E-Mail-Parsing, API-OrchestrierungFreigaben, Teams-Benachrichtigungen, SharePoint-WorkflowsCRM-Sync, Formular zu Tool, Benachrichtigungen
KostenOpen Source verfügbar, Cloud- und Enterprise-Pläne. Kosten hängen vom Hosting ab.Operations-basiert, Free-Plan verfügbar, kostengünstig für kleine WorkflowsIn vielen M365-Lizenzen enthalten, Premium-Connectoren kosten extra.Kostenloser Einstieg möglich, Team/Business-Pläne je nach Volumen.
DatenschutzSelf-Hosting möglich – Daten bleiben in Ihrer InfrastrukturEU-Server verfügbar, europäischer Anbieter, DSGVO-konformMicrosoft Cloud, Governance über Admin Center möglichUS-Cloud, für viele Anwendungen ausreichend

Unser Default für datensensible, komplexe Workflows: n8n – self-hosted in der EU. Wir setzen aber jede Plattform ein, die zu Ihrer Situation passt – oft auch im Mix.

In der Praxis

Automatisierung, die messbar wirkt

Keine Theorie, sondern echte Projekte: So haben Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen ihre Abläufe entlastet.

Vorher und nachher: Anwaltskanzlei mit n8n
Aufgabe in der KanzleiVorherNachher
Posteingang sortieren & zuordnen~2 Std./Tag~40 Min./Tag
Aktenanlage pro neuem Mandat15–40 Min.~5 Min. (Endkontrolle)
Eingangsbestätigung an Mandant:innen1–2 Tagewenige Minuten

Gemessene Erfahrungswerte dieser einen Kanzlei – kein Branchendurchschnitt und keine Studie, sondern ein konkreter Einzelfall. Die ganze Fallstudie lesen

Ablauf

Wie wir bei Lyron Automatisierungen umsetzen

Fünf Schritte vom Ist-Zustand bis zur dokumentierten Übergabe. Der Prozess-Steckbrief zeigt mit Beispieldaten, was in jedem Schritt entsteht.

  1. Schritt 01 · Ist-Zustand

    Prozessaufnahme: Ist-Zustand verstehen

    Wir analysieren gemeinsam Ihre aktuellen Abläufe. Wo wird manuell gearbeitet? Welche Systeme sind beteiligt? Was sind die größten Schmerzpunkte? Daraus entsteht ein klares Bild des Ist-Zustands und ein realistisches Soll-Szenario.

  2. Schritt 02 · Aufwand & Nutzen

    Quick-Wins identifizieren

    Nicht jeder Prozess rechtfertigt sofort eine Automatisierung. Wir identifizieren die Bereiche mit dem besten Aufwand-Nutzen-Verhältnis – oft sind das wiederkehrende, zeitintensive Schritte mit klarer Logik.

  3. Schritt 03 · mit echten Daten

    Prototyp entwickeln und testen

    Statt monatelang zu planen, bauen wir schnell einen funktionierenden Prototyp. Der läuft mit echten Daten, zeigt konkret, wie der Prozess aussieht, und lässt sich direkt anpassen – bevor viel Zeit in Details fließt.

  4. Schritt 04 · Fehlerbehandlung

    Stabilisierung: Fehler abfangen

    Jeder Workflow muss auch funktionieren, wenn etwas schiefgeht. Wir implementieren Fehlerbehandlung, Retry-Logik, Benachrichtigungen bei Problemen und saubere Logs – damit Sie nicht im Dunkeln tappen.

  5. Schritt 05 · dokumentiert

    Übergabe und optionaler Betrieb

    Sie erhalten eine dokumentierte Lösung, die Ihr Team versteht und warten kann. Auf Wunsch übernehmen wir auch den laufenden Betrieb, überwachen die Workflows und optimieren kontinuierlich.

Prozess-Steckbrief Beispieldaten
LyronProzess-Steckbrief
  1. Ist
  2. Quick-Wins
  3. Prototyp
  4. Stabil
  5. Übergabe

Büroabläufe im Sanitärbetrieb

Ist-Aufnahme
Zeitaufwand pro Woche (vorher)

Aufgaben

  • Angebote erstellen & versenden · ~4,5 Std.Quick-Win
  • Rechnungen erstellen & versenden · ~3 Std.Quick-Win
  • Kundenanfragen & Status-Rückfragen · ~2,5 Std.
  • Terminbestätigungen & Erinnerungen · ~1 Std.
Gesamt pro Woche~11 Std.
Prototyp
läuft mit echten Daten
Fehlerpfade
Retry-Logik, Benachrichtigung, Logs
ÜbergabeDokumentierte Lösung, die Ihr Team versteht und warten kann

Zeitwerte aus unserer Fallstudie Sanitärbetrieb NRW

Preise

Festpreis vor Projektstart

Einzelne Workflows setzen wir ab 490 € um, typische Projekte liegen je nach Umfang zwischen 890 € und 5.900 €. Den verbindlichen Festpreis nennen wir nach dem Erstgespräch. Alle Preise zzgl. MwSt.

Preise & Ablauf ansehen

ab 490 € pro Workflow

Fragen & Antworten

Häufige Fragen zur Automatisierung

Das hängt vom Prozess ab. Einfache Automationen wie Formular-zu-CRM oder Benachrichtigungen können innerhalb weniger Tage live gehen. Komplexere Workflows mit mehreren Systemen benötigen typischerweise 2–4 Wochen. Nach dem Erstgespräch geben wir eine realistische Einschätzung.
Das hängt vom Umfang ab. Einzelne Workflows lassen sich als überschaubares Projekt zum Festpreis umsetzen; laufende Betreuung ist optional ab 290 € pro Monat. Die Hosting-Kosten für self-hosted n8n liegen oft im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat. Einen transparenten Überblick finden Sie auf unserer Preisseite.
Beide sind stark. n8n eignet sich besonders für komplexe Logik, eigene API-Anbindungen und Self-Hosting mit voller Datensouveränität. Make punktet mit einer sehr visuellen Oberfläche und schnellem Einstieg bei EU-Hosting. Details im direkten Vergleich n8n vs. Make.
Nein, die meisten Automatisierungen funktionieren ohne KI. Regelbasierte Workflows decken rund 90 % der typischen Anwendungsfälle ab. KI ist sinnvoll, wenn Entscheidungen auf unstrukturierten Daten basieren – etwa E-Mail-Klassifizierung oder Dokumentenanalyse. Aber sie ist kein Muss.
Sicherheit hängt von Plattform und Setup ab. Bei Self-Hosted-Lösungen wie n8n bleiben Daten in Ihrer Infrastruktur. Bei Cloud-Diensten gelten deren Sicherheitsstandards. Wir achten auf sichere Authentifizierung, verschlüsselte Verbindungen und minimale Berechtigungen.
Gut gebaute Workflows haben Fehlerbehandlung eingebaut: Wiederholungsversuche, alternative Pfade und Benachrichtigungen. Sie erfahren sofort, wenn etwas nicht funktioniert – und können nachvollziehen, was passiert ist. Nichts verschwindet einfach spurlos.
Unbedingt. Wir empfehlen sogar, mit einem konkreten, überschaubaren Prozess zu starten. So sehen Sie schnell Ergebnisse, lernen die Möglichkeiten kennen und können dann gezielt erweitern. Ein Pilotprojekt ist oft der beste Einstieg.
Ja. Power Automate ist die native Lösung für M365 und integriert sich nahtlos mit SharePoint, Teams, Outlook und anderen Microsoft-Diensten. Aber auch n8n und Zapier können mit M365 arbeiten – die Wahl hängt von Ihren Anforderungen ab.

Kostenloses Erstgespräch · 30 Minuten

Bereit für weniger Routinearbeit?

Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Gespräch herausfinden, welche Prozesse bei Ihnen das größte Automatisierungspotenzial haben.

  • Kostenlos & unverbindlich
  • 30 Minuten per Google Meet
  • Erste Einschätzung zu Aufwand & Nutzen
Kontakt aufnehmen Preise & Ablauf
Team arbeitet gemeinsam an Laptops an einem Besprechungstisch